Au début de chaque projet, une copie expurgée du contrat-maître de notre client avec le propriétaire sera demandée, afin de revoir les exigences pertinentes de l’ordre de modification, en particulier la liste des documents contractuels et leurs révisions, la date limite de notification des modifications, la date limite de soumission et les exigences de mise en forme, afin de s’assurer que tous les livrables sont conformes.

Au fur et à mesure que de nouveaux documents sont émis par l’architecte, l’EOR et/ou le propriétaire/client, l’O&I recevra, déposera, examinera et recommandera des actions basées sur la révision et l’analyse contextuelle. 

Les gros contrats impliquant plusieurs niveaux de sous-traitants peuvent être difficiles à gérer. L’O&I peut offrir des services de coordination pour aider à aligner différents sous-traitants durant la phase de conception et de détails, contribuant ainsi à assurer la collaboration et la résolution des conflits avant qu’ils ne dégénèrent en gros problèmes.

Les gros contrats exigent souvent des rapports importants et une conformité documentaire, que l’O&I peut aider à gérer. Cela inclut généralement les documents tels que construits, les certifications des matériaux, les documents d’essais de l’usine, les fiches techniques de revêtement, les garanties et d’autres documents de conformité.

Au fur et à mesure que de nouveaux documents contractuels sont reçus, l’O&I examinera et identifiera les changements introduits par ces nouveaux documents, les mettra en évidence sur les plans pertinents et établira un rapport de tous les changements introduits, à présenter à notre client.

Au fur et à mesure que les changements sont identifiés, des notifications automatisées de changement au propriétaire seront envoyées dans les délais requis, les informant de la présence du changement, fournissant un ordre de grandeur approximatif des coûts et des impacts potentiels sur le calendrier, à affiner par le processus d’estimation.

Au fur et à mesure que les notifications de changement sont envoyées au propriétaire, des numéros d’événement de changement seront demandés au propriétaire, et des numéros de suivi internes seront attribués aux modifications, assurant un suivi cohérent et fiable des événements de changement. Inclut le classement, la mise à jour et les fonctions actuelles de l’ensemble.

Au fur et à mesure de l’avancement du projet, des rapports réguliers d’événements de changement (REC) seront émis afin de s’assurer que le client est informé de l’état actuel de chaque changement, des valeurs, des montants en souffrance, des montants négociés, des montants convenus et de tout problème potentiel.

Les coûts directs et indirects de chaque changement seront évalués et un résumé détaillé de l’estimation sera fourni pour l’examen du client. Dans le cadre de ce service, O&I peut collaborer avec nos clients pour s’assurer que les tarifs et les exigences de marge sont respectées, assurant une intégration fluide avec les normes existantes des clients.

Dans le cadre du processus d’estimation des changements, l’O&I peut fournir une analyse de l’impact d'échéancier pour chaque événement de changement, en fournissant une estimation de la durée des retards d'échéancier, des impacts sur d’autres métiers et d’autres impacts indirects de chaque événement de changement.

Dans le cadre du processus d’estimation des changements, une analyse de l’impact des changements sur la séquence globale d’érection peut être fournie, mettant en évidence des problèmes de séquençage qui peuvent ne pas être évidents lors d’un examen sommaire. Ce service permet au client de récupérer des coûts indirects qui pourraient autrement être manqués, assurant ainsi des impacts limités à la charge de la poche.

O&I reconnaît que d’autres sous-traitants devront fournir des estimations pour leurs propres zones de travail. L’O&I peut agir dans l’intérêt du client en compilant les coûts d’autres sous-traitants, en les intégrant dans la proposition finale et en consolidant tout soutien nécessaire pour appuyer les réclamations. Dans le cadre de ce service, O&I peut aussi communiquer directement avec d’autres sous-traitants pour demander des informations, des tarifs ou des mises à jour au nom du client.

En tant que livrable final pour chaque événement de changement, O&I fournira un rapport de changement soigné incluant toutes les données de tarification, la documentation de sauvegarde et les impacts sur l’échéancier au client, avec un rapport indiquant les principaux arguments que la direction devrait promouvoir comme vecteurs de négociation

Au lieu de prendre en charge entièrement la gestion des changements, ou pour soutenir votre organisation à mesure que vous montez en croissance, l’O&I peut offrir des services parallèles de gestion du changement, permettant aux clients de faire évoluer les opérations et de continuer à livrer des contrats tout en recrutant des tâches opérationnelles pour augmenter la capacité interne.

En tant que service supplémentaire, les représentants de l’O&I peuvent aider à présenter le rapport final de modification au propriétaire, en expliquant la méthodologie derrière la préparation du rapport, le processus d’estimation, le contexte historique et la présentation du dossier de recouvrement pour le client.

En service supplémentaire, les représentants de l’O&I peuvent agir comme experts pendant le processus de négociation pour soutenir davantage nos livrables, notamment en interagissant avec les arbitres, les conseillers juridiques et d’autres ressources afin d’assurer une défense consolidée pour le client.

En plus de service, l’O&I peut aider à la préparation de réclamations complexes pour des enjeux importants de projets tels que les changements d’horaire, les impacts des fluctuations mondiales du marché, des événements d’acte de Dieu, des fermetures de sécurité sur les chantiers, etc. La portée et l’étendue de ce service supplémentaire doivent être déterminées au cas par cas avec le client.